I – BUT ET COMPOSITION DE L’ASSOCIATION
Article 1 : Création
Il est constitué entre les adhérents aux présents Statuts, et ceux qui y adhéreront ultérieurement, pour une durée illimitée, une association régie par la loi du 1er Juillet 1901 et le décret du 16 Août 1901, ainsi que par leurs textes subséquents, ayant pour titre :
Architecture et Maîtres d’ouvrage Bretagne/ Pays de la Loire
Cette Association a été créée le 31 Mars 1998 (déclaration en Préfecture de la Région Pays de Loire du 2 juin 1998 – JO 27 Juin 1998)
La présente rédaction est destinée à mettre les statuts de l’Association en cohérence avec l’Association AMO Nationale dans le respect de sa charte, à actualiser son mode de fonctionnement dans le cadre d’une mise à jour avec la législation en vigueur.
Article 2 : Objet
Cette Association a pour objet de promouvoir la qualité architecturale en soulignant l’importance du rôle respectif du maître d’ouvrage et de l’architecte dans le processus de fabrication de l’architecture, de l’urbanisme et des infrastructures.
La connaissance de leurs missions et responsabilités propres, l’apprentissage des conditions de travail en commun sont au centre des actions d’information, de sensibilisation et de formation conduites par l’Association.
Ces actions concernent principalement :
- l’ensemble de la maîtrise d’ouvrage, qu’il s’agisse de la maîtrise d’ouvrage publique ou privée
- les architectes
Elles ont notamment pour objet :
- de mieux informer et former les acteurs de l’acte de construire en matière de culture architecturale et urbanistique
- de développer des actions de promotion de l’architecture
- de montrer que la qualité architecturale est indissociable du dialogue et de l’action conjuguée du maître d’ouvrage et
de l’architecte et des participants à l’acte de construire
- de mieux informer sur les techniques et usages qui participent à l’acte de construire
Article 3 : Siège Social
Le Siège social est fixé 1, rue Marie Alizon 35000 RENNES. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’Administration.
Le Siège administratif est fixé 2, rue Jacques Gabriel 35000 RENNES. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’Administration.
Article 4 : Composition
L’Association se compose de :
- membres titulaires
- membres d’honneur
Article 5 : Admission
Pour faire partie de l’Association, il faut être agréé par le Conseil d’Administration mentionné à l’article 9, ci après, qui statue souverainement, sans motiver sa décision en cas de refus d’agrément, lors de chacune de ses réunions, sur les demandes d’admission présentées.
Une admission est définitive du moment que le récipiendaire respecte les obligations qui le concerne.
Article 6 : Les Membres
Peuvent être membres titulaires :
1 -Les maîtres d’ouvrage et architectes
2 -Les autres professionnels de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre, les industriels en rapport avec les actes de construire et d’aménager, les personnes physiques et morales assurant des fonctions de promotion et de diffusion de la qualité architecturale
Les membres titulaires ne peuvent être que des personnes physiques
Les membres titulaires prennent l’engagement de verser une cotisation fixée annuellement par l’Assemblée Générale et inscrite au procès -verbal de l’Assemblée.
Peuvent être membres d’honneur :
1 - Les personnes qui ont rendu des services signalés à l’association à titre personnel et,
lorsqu’elles n’exercent plus une activité professionnelle
2 - Les personnes ayant assuré le poste de Président de l’Association
Les membres d’honneur sont dispensés de cotisation lorsqu'ils ne sont plus en activité professionnelle.
L’équilibre doit être recherché entre le nombre de maîtres d’ouvrage et d’architectes.
Le nombre des membres énumérés en 6 - 2 (membres titulaires) ne doit pas dépasser le tiers du nombre des maîtres d’ouvrage et architectes. Au-delà de ce quota il ne peut être pris d’adhésion seul le Conseil d’Administration peut prendre la décision d’une inscription complémentaire.
Toute demande d’adhésion à l’Association devra être formalisée selon les modalités prévues au Règlement Intérieur.
Article 7 : Retrait et Exclusion
La qualité de membre se perd par :
Retrait :
• la démission notifiée par lettre RAR au Conseil d’Administration avec prise d’effet au jour
de la présentation du courrier (étant précisé que dans ce cas les cotisations échues sont
dues)
• le décès
Exclusion
• la radiation prononcée par le Conseil d’Administration pour non-paiement de cotisation
• la radiation prononcée par le Conseil d’Administration pour motif grave (disfonctionnement harmonieux de l’Association, emploi abusif du nom de l’Association à titre personnel, dérive commerciale, … liste non exhaustive …) ; l’intéressé ayant été invité par lettre recommandée à se présenter devant le Conseil d’Administration mentionné à l’article 9, ci après pour fournir des explications. La décision du Conseil d’Administration est alors prise à bulletin secret et est irrévocable.
Article 8 : Ressources
Les ressources de l’Association comprennent :
• les cotisations de membres titulaires
• les legs et libéralités
• les concours financiers octroyés par les entreprises au titre de mécénat
• les produits résultants de manifestations, quelle qu’en soit la nature
• les subventions de l’Etat, des Régions, des Départements et des Communes, et d’une façon générale, toutes
ressources non contraires aux législations en vigueur.
Le montant des cotisations est fixé par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration.
II - ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 9 : Conseil d’Administration
L’Association est dirigée par un Conseil d’Administration composé de membres titulaires, élus pour trois ans par l’Assemblée Générale.
Les membres sont uniquement des personnes physiques.
Nul ne peut faire partie du Conseil s’il n’est pas majeur.
Les membres élus sont rééligibles. Le Conseil d’Administration choisit, à bulletin secret et à majorité simple, parmi ses membres élus, un Bureau composé de :
un(e) Président(e)
un(e) Vice président(e) maximum par département
un (e)Secrétaire et, s’il y a lieu, un(e) Secrétaire- adjoint(e)
un(e) Trésorier(e) et, si besoin, un(e) Trésorier(e) -adjoint(e)
Le Conseil étant renouvelé chaque année par tiers, la première année les membres sortant ont été tirés au sort lors de l’Assemblée Générale clôturant le premier exercice, au plus tard le 31 décembre 1999.
Le (la) Président(e) est élu(e) pour 2 ans, mandat renouvelable une fois. Durée maximum quatre ans.
En cas de vacance d’un membre du Bureau, le Conseil d’Administration pourvoit provisoirement au remplacement de la ou les personnes. Il est procédé à leur remplacement définitif par la prochaine Assemblée Générale, les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à la date à laquelle devaient normalement expirer les mandats des membres remplacés.
L’équilibre doit être recherché entre le nombre de maîtres d’ouvrage et d’architectes élus.
Le nombre des autres membres élus (énumérés à l’article 6-2) ne doit pas dépasser le tiers du nombre des maîtres d’ouvrage et des architectes élus.
Article 10 : Réunions du Conseil d’Administration
Le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois tous les 6 mois, sur convocation par mail du (de la) Président(e), ou sur la demande du quart au moins de ses membres par courrier RAR émargé et adressé au Président.
Les décisions sont prises à la majorité des voix, chaque membre du Conseil d’Administration disposant d’une voix. En cas de partage, la voix du (de la) Président(e) est prépondérante.
Il est tenu procès-verbal des séances. Les procès verbaux sont signés par le (la) Président(e) et le (la) Trésorier(ère). Ils sont établis sur des feuillets numérotés, conservés au siège de l’Association.
Tout membre du Conseil qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.
Le Conseil d’Administration délibère notamment sur les points suivants :
il approuve les orientations générales d’activité et de programme
il établit et modifie le règlement intérieur
il approuve les marchés et les missions confiées à des personnes qualifiées
il arrête le statut du personnel et décide de la création des postes et du montant des rémunérations
il procède à la validation du bilan annuel avant présentation pour approbation en Assemblée Générale
Article 11 : Assemblée Générale Ordinaire
L’Assemblée Générale Ordinaire comprend tous les membres de l’Association, à jour de cotisations, à quelque titre qu’ils soient affiliés. L’Assemblée Générale Ordinaire se réunit au moins une fois par an et chaque fois qu’elle est convoquée par le Conseil d’Administration.
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres de l’Association sont convoqués par mail par les soins du Secrétaire. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.
Le (la) Président(e), assisté des membres du Conseil, préside l’Assemblée (ou un(e) Vice-Président(e) en cas d’empêchement de celui-ci (celle-ci)), et expose la situation morale de l’Association.
Le (la) Trésorier(ère) rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’Assemblée qui se prononce sur le quitus.
Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, et à bulletin secret, au remplacement des membres sortants du Conseil d’Administration.
Ne sont traitées, lors de l’Assemblée Générale, que les questions soumises à l’ordre du jour.
Le rapport annuel et les comptes sont adressés chaque année à tous les membres de l’Association qui en font la demande expresse.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Chaque membre ne pouvant pas être porteur de plus de 5 (cinq) pouvoirs, et pour le (la) Président(e) sans limitation.
Article 12 : Assemblée Générale Extraordinaire
L’Assemblée Générale a un caractère extraordinaire lorsqu’elle statue sur toutes modifications aux présents statuts. Elle est convoquée au minimum dans les mêmes conditions que celles prévues à l’article 11, ci-dessus.
Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée par courrier RAR émargé adressé au (la) Président(e) sur un sujet particulier si 2/3 (deux tiers) des membres la demande.
Article 13 : Procès-Verbaux
Il est tenu procès-verbal des séances de l’Assemblée Générale, tant ordinaire qu’extraordinaire. Les procès-verbaux sont signés par le (la) Président(e) et le (la) Trésorier(ère). Ils sont établis sur des feuillets numérotés conservés au Siège de l’Association.
Article 14 : Déclaration en Préfecture et Publication
Déclaration en Préfecture : une déclaration en Préfecture est faite par le (la) Président(e) lors de la création ou de la dissolution de l’Association.
Publication : une publication sur un support spécialisé est faite par le (la) Président(e) après :
- chaque Assemblée Générale Extraordinaire
- chaque modification d’adresse du Siège social
- chaque changement du Président et membres du Bureau
Article 15 : Règlement Intérieur
Un Règlement intérieur peut être établi par le Conseil d’Administration qui le fait alors approuver par l’Assemblée Générale.
Ce Règlement Intérieur est destiné à fixer les divers points non prévus par les Statuts notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’Association.
Le Règlement Intérieur s’impose à chaque membre de l’Association.
Article 16 : Relation d’AMO Bretagne/Pays de Loire avec l’AMO Nationale
L’Association AMO Bretagne/ Pays de la Loire a soumis ses Statuts, son Règlement intérieur et la composition de son premier Bureau pour accord au Conseil d’Administration d’AMO Nationale. Depuis, elle s’oblige à une certaine continuité de ligne directrice sans pour autant procéder de l’AMO Nationale.
Article 17 : Dissolution
En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents ou représentés à l’Assemblée Générale convoquée pour la circonstance, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il en existe, est dévolu conformément à l’article 9 de la Loi du 1er Juillet 1901 et de son décret d’application.
Article 18 : Formalités de publicité
Toute association qui voudra obtenir la capacité juridique devra être rendue publique par les soins de ses fondateurs.
Lorsque l'association aura son siège social à l'étranger, la déclaration préalable prévue à l'alinéa précédent sera faite à la préfecture du département où est situé le siège de son principal établissement.
L'association n'est rendue publique que par une insertion au Journal officiel, sur production de ce récépissé.
Les associations sont tenues de faire connaître, dans les trois mois, tous les changements survenus dans leur administration, ainsi que toutes les modifications apportées à leurs statuts.
Ces modifications et changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir du jour où ils auront été déclarés.
Les modifications et changements seront en outre consignés sur un registre spécial qui devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaires chaque fois qu'elles en feront la demande.
REGLEMENT INTERIEUR
Il est destiné à préciser le fonctionnement interne de l’Association et définir son orientation générale en complément des Statuts.
I - ADHESION
A - Formalités d’adhésion et obligations des membres adhérents.
Toute nouvelle demande d’adhésion sera soumise à l’approbation du Conseil d’Administration.
Pour donner son avis, ce dernier devra statuer sur une demande formelle adressée au Président de l’Association accompagnée d’une lettre de présentation.
La participation du nouveau membre à quelques manifestations avant sa demande sera appréciée par le Conseil d’Administration.
A chaque Conseil d’Administration où seront présentées des demandes d’adhésion, chaque « collège » est tenu de prendre ses dispositions pour que leur « représentant(e) » ait capacité à faire un choix éclairé en se renseignant auprès de ses pairs de l’orientation à donner à cette demande d’adhésion. L’objectif de cette démarche est de conserver le bon esprit qui marque l’Association.
Cet avis est pris par un vote exclusif du Conseil d’Administration au 2/3 des présents. En cas d’absence de majorité, le Président donne un avis définitif.
Le Conseil d’Administration veille au respect d’un bon esprit au sein de l’Association, à son harmonie et à l’équilibre des représentations.
Les débats tenus au sein du Conseil d’Administration vis-à-vis d’une adhésion sont confidentiels, ne seront pas retranscrits dans le procès-verbal de séance, et les participants sont tenus à la discrétion sous peine d’exclusion de l’Association.
L’avis favorable sera rendu par courrier simple signé du Président accompagné d’un bulletin d’adhésion et copie des Statuts et du Règlement Intérieur.
Le bulletin d’adhésion dûment rempli accompagné du règlement de la cotisation, rendra définitive l’adhésion annuelle.
L’avis défavorable sera rendu par courrier simple signé du Président. Conformément aux statuts, la décision n’est pas tenue d’être motivée.
Le renouvellement d’adhésion se fera chaque année par l’envoi d’un bulletin d’adhésion et le règlement de la cotisation.
Tout adhérent qui ne renouvellera pas son adhésion dans les 6 mois de l’appel des cotisations annuel sera considéré comme démissionnaire.
L’adhérent est tenu de respecter les Statuts et le Règlement Intérieur. Il ne doit pas, par son comportement, nuire à l’harmonie et au bon esprit de l’association ou sa réputation.
Si le Président ou les membres du Conseil d’Administration constatent qu’un membre adhérent ne répond plus à l’esprit et aux Statuts de l’Association, (en dehors du non -paiement de cotisations qui vaut exclusion d’office), ou qu’un différend entre des membres vient à perturber le bon fonctionnement de l’Association ; le Président peut convoquer de manière extraordinaire le Conseil d’Administration qui devra alors statuer sur le cas particulier en présence du (des)membre(s) « incriminé(s) ».
La convocation du (des) membre(s) « incriminé(s) » se fera par courrier AR du Président, précisant l’objet de cette convocation.
Le Conseil d’Administration est habilité à prononcer l’éventuelle exclusion de l’adhérent (sa cotisation ne sera pas remboursée).
B - Cotisations
Le montant des cotisations est décidé par le Conseil d’Administration et soumis à l’approbation de l’Assemblée Générale.
L’appel des cotisations est demandé chaque année à tous les adhérents et prospects par courriel.
Le bulletin mentionnera le montant des cotisations par catégories professionnelles, une partie renouvellement, une partie demande d’adhésion précisant les modalités complémentaires (lettre de présentation).
II - CONSEIL D’ADMINISTRATION
Le Conseil d’Administration est basé sur le volontariat et l’engagement bénévole.
Les membres du Conseil d’Administration sont renouvelés par tiers, chaque année au moment de l’Assemblée Générale annuelle.
La liste des membres sortants sera mise à l’ordre du jour.
Les membres sortants ne peuvent être réélus que 2 (deux) fois sauf non présentation de postulant en nombre suffisant et ce sur la base du volontariat.
Une priorité est donnée aux entrants vis-à-vis des membres sortants. Le choix se fera par tirage au sort dans la liste des sortants.
Sur simple décision personnelle, un membre peut démissionner (il en informera le Président par simple courrier, 15 (quinze) jours avant la date l’Assemblée Générale). Ce membre ne sera pas comptabilisé dans le tiers sortant. Il peut participer activement à la cooptation du membre qui le remplace ce qui évite de facto le tirage au sort.
En plus des modalités prévues aux Statuts la sortie d’un membre du Conseil d’Administration sera prononcée d’office pour un membre absent non excusé aux réunions auxquelles il est convié durant une année consécutive. Une lettre ou courriel lui sera envoyée avant le terme pour l’informer de cette éventuelle sortie.
Nouvelle candidature au Conseil d’Administration : avec l’envoi de la convocation à l’Assemblée Générale, un bulletin d’entrée est proposé. Le (la) nouveau(elle) candidat(e) doit de se faire connaître avant la séance de cette dernière, dans un délai raisonnable. Ceci n’exclue pas une candidature spontanée le jour de l’Assemblée générale.
Tous les membres peuvent demander à entrer au Conseil d’Administration sans conditions particulières sauf à devoir être actif et à s’engager dans la vie interne de l’Association par des actions précises, apportant de nouvelles idées….
III - COLLEGES
Les collèges sont au nombre de 3 (trois) :
• Les maîtres d’ouvrage
• Les architectes
• Les autres professionnels de la maîtrise d’ouvrage et de la maîtrise d’œuvre, les industriels en rapport avec les actes de construire et d’aménager, les personnes physiques et morales assurant des fonctions de promotion et de diffusion de la qualité architecturale. Le nombre de membre de ce collège ne peut excéder le tiers des membres du CA.
IV – PRESIDENT(E)
Toutes les élections se feront à bulletin secret et à majorité des 2/3 des présents
A - Election et mandat
Le (la) Président(e) est élu(e) par les membres du Conseil d’Administration au cours du premier Conseil qui se réunira dans un délai de 2 (deux) mois de la date de la dernière Assemblée Générale.
Le (la) Président(e) est élu(e) pour 2 ans, renouvelable une fois, maximum 4 ans.
L’alternance architecte/maître d’ouvrage est la règle ; tous les deux ans ou au bout de quatre ans en cas de renouvellement du mandat du (de la) président(e). En ce cas le (la) Président(e)à la faculté d’écourter d’un an son deuxième mandat dans le cas où il (elle) est en mesure d’organiser l’alternance.
Si l’alternance ne peut pas être respectée, la présidence peut être prise par un autre profil - ayant une orientation suffisante pour être dans l’esprit de l’Association - afin d’assurer… la vacance éventuelle.
Le Bureau est composé du (de la) Président(e), du (de la) Trésorier(ère), du (de la) Secrétaire, membres du Conseil d’Administration et suppléant(e)s éventuel(le)s
Le Bureau agit en amont du Conseil d’Administration. Le Bureau est un organe interne de fonctionnement qui prépare les décisions qui seront prises par le Conseil d’Administration ou le (la) Président(e).
Le (la) Président(e) pourra élargir le Bureau au Conseil d’Administration pour un meilleur fonctionnement et vie de l’Association.
On pourra parler de Bureau élargi en intégrant le Bureau restreint et les 5 Vices présidents, et anciens Présidents encore en activité professionnelle
Sur la base du volontariat, les membres du Bureau élargi participent à une ou plusieurs actions de l’Association en relation avec (le ou) la Chargée de mission.
Ils peuvent être sollicité par le(ou la) Président(e) pour une tâche ou action ponctuelle.
Le (la) Secrétaire du Conseil d’Administration organise ou nomme celui ou celle qui sera chargé(e) de la mise en œuvre de la fiche rétrospective après manifestation.
B - Mission et rôle du (de la) Président(e)
Le rôle du (de la) Président(e) est d’animer le fonctionnement de l’Association en rencontrant les partenaires de l’acte de construire, incitant les partenaires à rejoindre l’Association. Cette action est permanente.
Il (elle) est signataire de l’ensemble des courriers de l’Association.
Il (elle) prépare les courriers « officiels » c’est-à-dire ceux destinés à d’autres personnes que ceux de l’Association qu’il (elle) préside.
Il (elle) est responsable de l’engagement des dépenses, après approbation du Conseil d’Administration ou du Bureau.
Il (elle) présente l’Association à chaque manifestation, le programme des manifestations à venir, il introduit le sujet du jour et les invités. Il (elle) peut se faire représenter par une personne de son choix qui aura les mêmes obligations.
Il (elle) valide l’ordre du jour de chaque réunion du Conseil d’Administration ainsi que les comptes rendus qui en seront faits.
Il (elle) peut donner délégation de signature pour certains actes à condition d’en fixer les limites.
La délégation est organisée au niveau bancaire vis-à-vis du (de la) Trésorier(ère) et du (de la) Chargé(e) de mission à chaque renouvellement de Président.
V – Le(s) VICE – PRESIDENT(es)
L’Association recherchera la mise en place d’un (une) Vice-président(e) par département pour la représenter localement et assurer les missions ci-dessous décrites.
Les Vices président(e)s sont choisis dans chaque département où le Président n’est pas lui-même originaire parmi les adhérents de ce département. Les Vices président(e)s peuvent être issu(e)s de n’importe quel collège.
Les Vices président(e)s sont élu(e)s pour la même durée que le Président et soumis aux mêmes règles d’élection et réélection.
Sous la direction du (de la) Président(e), il (elle) assure la représentation départementale de l’Association et rend compte de ses actions. Doit préciser comment ils sont désignés.
Il (elle) incite les partenaires de son département à adhérer.
Il (elle) assure le fonctionnement des MidiAmo® de son département. Dans ce cadre :
• Il (elle) propose un calendrier à l’année des projets architecturaux pouvant faire l’objet d’un « format » MidiAmo®
• Il (elle) prend contact avec les élus, les architectes et Maître(s) d’Ouvrage concernés par un futur MidiAmo®. Il (elle) peut, s’il (elle) le souhaite faire appel à d’autres bénévoles de l’Association, pour finaliser les contacts, organiser la visite.
• Il (elle) rassemble le maximum d’informations autour du projet MidiAmo® pour faire établir l’invitation par le (la) Chargé(e) de mission.
• Il (elle) utilise librement la charte graphique et le logo MidiAmo® uniquement dans le cadre de démarche prospective et commercial de l’Association.
• Il (elle) réfère de ses contacts au (à la) Chargé(e) de Mission de l’Association une fois le projet en voie d’aboutir afin que celui-ci (celle-ci) confirme par courrier la visite et prépare l’invitation, puis envoi et gestion des inscriptions.
• A la date convenue, il (elle) présente et dirige le MidiAmo®.
Il (elle) peut s’il (elle) le souhaite – et dans la limite budgétaire fixée par le Bureau annuellement, inviter l’architecte, le(s) Maître(s) d’Ouvrage et un (les) élu(s) ou responsable(s) à un déjeuner convivial après ce MidiAmo®.
VI – TRESORIER(E)
A chaque fin de trimestre, le (la) trésorier(ère) récupère le classeur de Trésorerie afin de contrôler et vérifier, a posteriori, les recettes/ dépenses et valider les documents.
Le (la) Trésorier(ère) valide les devis ou les budgets prévisionnels.
Le (la) Trésorier(ère) prépare et présente le bilan à l’Assemblée Générale.
Le (la) Trésorier(ère) co-signe avec le (la) Président(e) les procès-verbaux des Assemblées.
VII - SECRETAIRE
Le rôle du secrétariat du Conseil d’Administration est de faire le compte-rendu des réunions de Bureau et du Conseil d’Administration, ainsi que le procès-verbal de l’Assemblée Générale ordinaire et extraordinaire.
Il (elle) peut le déléguer au (à la) Chargé(e) de Mission.
De mettre ce compte -rendu à validation du Président.
Il (elle) organise les fiches de visite des manifestations et supervise la production.
VIII - CHARGE(E) DE MISSION
Le(a) Chargé(e) de Mission est salarié(e) de l’Association. Le contrat de travail répondra aux exigences de la législation en vigueur au jour de l’embauche et par avenant en fonction de l’évolution du Droit du travail.
Un contrat de travail est établi entre l’Association, représentée par son Président en exercice, et le(a) salarié(e). Le changement de Président n’affecte pas la qualité du contrat.
Il (Elle) assure l’intégralité des fonctions ci-après
A - Comptabilité
- Gestion des adhésions
- Facturation, règlement des factures (préparation à la signature des chèques)
- Encaissement des chèques, remise de chèques en banque
- Vérification du relevé bancaire mensuel + saisie des opérations recettes/dépenses sur tableau Excel. Chaque trimestre ces tableaux sont envoyés au comptable pour transfert sur logiciel et vérification de la saisie (contrôle des comptes) en vue de la préparation du bilan.
Le (la) Chargé(e) de Mission a la signature des chèques, éventuellement l’usage de la CB : ceci afin de faire les règlements rapides à la condition préalable d’avoir obtenu par courriel une validation pour les grosses dépenses (montant maximum arrêté chaque année en réunion de CA) de l’accord du Trésorier et la réponse consignée avec la facture. Il en est fait de même pour les devis.
B - Relation avec le ou la Président(e)
- Informer de l’organisation des manifestations, validation des aléas ou modifications majeures.
- Les courriers dits « officiels » sont à la charge du (de la) Président(e), ce dernier (cette dernière) est informé(e) par le (la) Chargé(e) de Mission du contact à prendre (nom, coordonnées, le moment opportun, les grandes lignes pour le contenu)
- Echange d’avis, demande de validation pour certains documents.
C - Animation de l’Association et l’organisation de festivités
Organise la mise en place des manifestations prévues au programme annuel arrêté par le CA .
Formalise et expédie les invitations des Midiamo®.
D – Courriers
Il (elle) prépare les courriers « internes» c’est-à-dire ceux dirigés aux membres de l’Association qu’il (elle) soumet à l’approbation du (de la) Président(e). L’approbation est tacite après 7 jours.
IX - FONTIONNEMENT INTERNE
A - Communication
Il est imposé à tout adhérent d'AMO de citer dans ses communications le nom de l'architecte ou du maitre d’ouvrage partenaire, ou de veiller à ce que dans les communications diverses (de presse ou autre) les auteurs soient cités.
B – Utilisation du matériel/locaux/assurances
Pour ses besoins l’Association utilise pour se réunir les locaux que l’un des membres peut mettre à sa disposition bénévolement.
L’Association utilise l’adresse postale du Siège administratif pour y recevoir son courrier et les actes officiels. Cette adresse est validée par le Conseil d’Administration à chaque fois que nécessaire.
Le matériel propre à l’Association fait l’objet d’une liste tenue à jour par le ou la permanent(e). Le matériel est renouvelé à chaque fois que nécessaire. Une liste prévisionnelle d’achat est présentée au Conseil d’Administration en début de chaque année.
Ce matériel est assuré par l’Association.
L’Association est assurée pour sa responsabilité civile étendue aux manifestations qu’elle organise.
L’Association peut être tenue de prendre des assurances complémentaires dans le cadre de certaines manifestations. La couverture et le montant doivent être validés par le Président et souscrit avant le terme.
C – Fiche rétrospective
La fiche rétrospective a pour but de servir de mémoire des actions faites et mises sur le serveur de l’Association. Une compilation des fiches peut être éditée chaque année dans le rapport moral.
D – Fonctionnement des Commissions au sein de l’Association
Des Commissions peuvent êtres nommées en fonction d’actions particulières à mener pour promouvoir l’Association (ex : Rencontres Nationales).
Ces Commissions sont créées par thèmes, elles sont formées de bénévoles sans quota ou quorum particulier de participants.
Elles sont dissoutes à la fin de l’action menée.
X - MODALITES DE MODIFICATION
Le présent Règlement Intérieur ne peut être modifié qu’à la demande :
- De la majorité absolue des membres du Conseil d’Administration
- Des 2/3 des membres de l’Association
La demande sera formulée par lettre RAR émargée et adressée au (à la) Président(e).
La demande de modification sera alors obligatoirement inscrite à l’ordre du jour et soumise à l’Assemblée Générale ordinaire suivante.
